数据处理分析太慢,很多时候不是因为你的能力不行,而是你在数据源太差,数据处理占用的时间远高于数据分析,跟大家分享7个数据录入的建议,规范数据格式,提高工作小效率。
一、数据源中不要使用合并单元格
因为在数据源中我们需要对数据进行整理计算,如果我们在数据源中使用合并单元格,就无法使用排序,透视表等一些数据处理工具,使用函数的话往往会得到错误的结果,不利于数据的统计,我们还要整理数据格式,十分的麻烦
二、同列同格式
我们常见的表格表头都在首行,表头一般都是以列来区分不同的项目,当我们的同一列数据有多种数据格式的时候,我们使用一些函数来进行数据的计算可能会得到错误的结果
三、日期时间格式录入不规范
单元格格式的学习中就提到过日期格式的问题,正确的日期格式只有两种,一种是以减号为分割:2020-4-4,另一种左斜杠为分割:2020/4/4,其余的日期录入格式都是错误的,常见的以点为分割的日期格式也是错误的,对于错误的日期格式,excel是不能准确的识别的,特别是我们使用日期函数以及数据透视表的时候,往往会报错
四、不要将数值与文本录入到同一个单元格中
我们经常将数值与单位录入在一起,这样我们其实是将文本与数值两种格式录入进了一个单元格,excel会将这个单元格格式判定为文本格式,在文本格式下我们不能使用函数对齐进行四则运算,数据透视表等数据处理工具,需要剔除单位后才能使用
五、数据不要掺杂空格
当我们在数据中添加空格的时候,我们对数据进行匹配查找的时候往往会找不到数据,会造成数据看起来是一样的,但是实际上是不一样的
六、数据中不要存在空白行
有的时候我们为了在同一个表格中区分不同的类别我们经常留有一个空白行来区分数据类别,这样做excel有可能会认为我们留空白行是为了区分表格,而将一个表格识别多个表格,在后期的统计中我们还需要手动添加区域,或者批量删除空行
七、统一表格样式
对于需要汇总的表格,我们尽量制作表格模板,统一表格样式,这样的话更加有利于数据汇总